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Name:0566/2010  
Aktenzeichen:112-30-00-kr
Art:Beschlussvorlage  
Datum:22.06.2010  
Betreff:Frankierung der städt. Ausgangspost und die anschließende Einlieferung bei der Deutschen Post AG
- EU-Ausschreibung
DokumenttypBezeichnungAktionen
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Beschlussentwurf:

 

Der Rat beschließt, den Auftrag über Frankierung der städt. Ausgangspost und anschließenden Einlieferung bei der Deutschen Post AG an den Anbieter zu vergeben, der im Rahmen der EU-weiten Ausschreibung und gemäß Mitzeichnung des Fachbereichs Rechnungsprüfung und Beratung das preisgünstigste Angebot vorlegt.

 

gezeichnet:

Buchhorn                                            Häusler


 

Begründung:

 

Sachverhalt

Die Stadt Leverkusen hat für ihre Aufgabenerledigung sicherzustellen, dass die tägliche Ausgangspost ordnungsgemäß versendet und zugestellt wird. Die bisher zur Aufgabenerledigung eingesetzte Frankiermaschine fiel zwischenzeitlich komplett aus, so dass kurzfristig ein Vertrag mit der Deutschen Post AG über eine zeitlich begrenzte externe Frankierung abgeschlossen wurde. Zukünftig soll die Aufgabenerledigung durch einen externen Frankierservice für eine Laufzeit von 2 Jahren, zzgl. der Möglichkeit einer einjährigen Verlängerung, wahrgenommen werden.

 

Das geschätzte Auftragsvolumen beträgt rund 1,85 Mio. €. Für die Auftragsvergabe in dieser Höhe ist gemäß Ziffer 7.1 der Vergaberichtlinien der Rat der Stadt Leverkusen zuständig. Da durch die Auftragsvergabe mit jährlichen Einsparungen von rd. 20.000 € zu rechnen ist, sollte der schnellstmögliche Termin zur Auftragsvergabe wahrgenommen werden; dies wäre der 01.10.2010.

 

Da die Fristen beachtet werden müssen, die das vorgeschriebene EU-weite Vergabeverfahren vorsieht, konnte das Ausschreibungsverfahren nicht so terminiert werden, dass der Ratsbeschluss zur Auftragsvergabe nach abgeschlossenem Vergabeverfahren im Rahmen einer turnusmäßigen Ratssitzung eingeholt werden kann.

 

Lösungswege/Alternative

Um den Beschluss zur Auftragsvergabe nach abgeschlossenem Vergabeverfahren einholen zu können, müsste ein Dringlichkeitsbeschluss herbeigeführt werden.

Da der Beschluss zur Auftragsvergabe jedoch in diesem Fall nur formalen Charakter hat und der Auftrag aufgrund der Vergabevorschriften zwingend an den im Rahmen der Ausschreibung ermittelten preisgünstigsten Bieter zu erteilen ist, sollte auf den zusätzlichen Aufwand für einen Dringlichkeitsbeschluss verzichtet werden.

 

Stattdessen wird vorgeschlagen, dass der Rat bereits jetzt vor Abschluss des Vergabeverfahrens seine Zustimmung erteilt, dass der Auftrag an den Bieter erteilt wird, der im Rahmen der EU-weiten Ausschreibung und nach Mitzeichnung des Fachbereichs Rechnungsprüfung und Beratung das preisgünstigste Angebot vorlegt. Über das Ergebnis der Ausschreibung wird der Fachbereich Personal und Organisation im Rahmen der Beschlusskontrolle berichten.


 

Begründung der einfachen Dringlichkeit:

 

Aufgrund der anvisierten Auftragsvergabe zum 01.10.2010 ist es erforderlich, dass die Vorlage noch in diesem Turnus entschieden wird.