BezeichnungInhaltBezeichnungInhalt
Name:2020/3705  
Aktenzeichen:gpa-mo/wz
Art:Beschlussvorlage  
Datum:29.06.2020  
Betreff:HSP-Maßnahme - Ergebnisse, Umsetzung und Folgeaufträge der GPA-Prozess genannten Untersuchungs- und Veränderungsprojekte in den Fachbereichen 36 - Bürger und Straßenverkehr, 50 - Soziales, 51 - Kinder und Jugend und 65 - Gebäudewirtschaft
DokumenttypBezeichnungAktionen
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Beschlussentwurf:

 

1.    Der Rat der Stadt Leverkusen nimmt die Ergebnisse der Untersuchungen der Fachbereiche 36 - Bürger und Straßenverkehr, 50 - Soziales, 51 - Kinder und Jugend und 65 - Gebäudewirtschaft durch externe Beratungsunternehmen zur Kenntnis.

 

2.    Der Rat der Stadt Leverkusen beauftragt die Verwaltung, die Handlungsempfehlungen differenziert und unter Würdigung aller relevanten Rahmenbedingungen umzusetzen.

 

3.    Der Rat der Stadt Leverkusen beauftragt die Verwaltung, im Rahmen eines standardisierten Berichtswesens regelmäßig über die Umsetzungserfolge zu informieren.

 

4.    Der Rat der Stadt Leverkusen beauftragt die Verwaltung, analog zu den erfolgten Untersuchungen systematisch Optimierungspotenziale in den Fachbereichen zu ermitteln und hieraus Maßnahmen abzuleiten. Die im Rahmen der externen Untersuchungen gewonnenen Erkenntnisse zu Problemfeldern sollen übertragen und Lösungsansätze adaptiert werden. Übergeordnetes Ziel ist die effektive und effiziente Aufgabenerfüllung innerhalb der Organisationseinheiten.

 

 

gezeichnet:

                                                                            In Vertretung

Richrath                                                            Märtens

 


Begründung:

 

Mit Entscheidung des Rates vom 16.10.2017 wurde die Durchführung extern begleiteter Untersuchungen gemäß § 9 Stärkungspaktgesetz NRW beschlossen. Die Kosten hierfür trägt die Gemeindeprüfungsanstalt NRW (GPA), die den Prozess außerdem administrativ unterstützt.

 

Im Zeitraum von Mai 2018 bis Juni 2020 lag der Schwerpunkt des GPA-Prozesses bei der Initiierung von Projekten und der konkreten Durchführung von Organisations- und Wirtschaftlichkeitsuntersuchungen. Mit der Durchführung der Untersuchungen wurden im Zuge eines Vergabeverfahrens durch die GPA verschiedene Beratungsunternehmen beauftragt. Ein „Generalmandat“ an ein Unternehmen schied aus, weil im Untersuchungsverlauf spezifische Gesichtspunkte in den Organisationseinheiten berücksichtigt werden sollten. Demzufolge brachten verschiedene Beratungsunternehmen die notwendige Expertise mit.

 

Die Berichte wurden in zwei Stufen beraten und zustimmend zur Kenntnis genommen. Zum einen hat unter Beteiligung der Personalvertretung im Verwaltungsvorstand die entsprechende Erörterung stattgefunden. Zum anderen wurde in Kooperation mit der Politik eine zeitlich begrenzte Lenkungsgruppe eingerichtet, die bis dato fünf Sitzungstermine absolviert hat. Im Rahmen der Lenkungsgruppensitzungen hat die Verwaltung den Auftrag erhalten, die Umsetzung der Handlungsempfehlungen zu prüfen und voranzutreiben.

 

Die Lenkungsgruppe setzt sich zusammen aus

 

·         Vertreterinnen und Vertretern der Fraktionen und Gruppen im Rat der Stadt Leverkusen,

·         Verwaltungsvorstand,

·         Personalrat,

·         Fachbereichsleitung Fachbereich Personal und Organisation sowie

·         Vertreterinnen und Vertreter der GPA.

 

Die jeweiligen externen Beratungsunternehmen wurden einzelfallbezogen zu allen notwendigen Sitzungen hinzugezogen. Abgeschlossen wurden bisher die Untersuchungen der Fachbereiche 36 - Bürger und Straßenverkehr, 50 - Soziales, 51 -  Kinder und Jugend und 65 - Gebäudewirtschaft.

 

Zu 1.:

Die Ergebnisse der Untersuchungen sind in der als Anlage zur Kenntnis gegebenen Matrix zusammengefasst und in den hieraus abgeleiteten grafischen Darstellungen aufbereitet. Insgesamt lassen sich aus den Berichten 226 Maßnahmen ableiten. Hiervon entfallen 74 Maßnahmen auf den Fachbereich 36, 31 Maßnahmen auf den Fachbereich 50, 79 Maßnahmen auf den Fachbereich 51 und 42 Maßnahmen auf den Fachbereich 65.

 

Für die 226 Maßnahmen berechnen die externen Beratungshäuser ein „bereinigtes“ jährliches Konsolidierungspotenzial von 3.739.000 Euro.

 

Die numerischen Werte bei den Einsparungen und Aufwendungen stellen aufgrund der komplexen Zusammenhänge nur Näherungswerte dar und werden in den Berichten nicht für jede Maßnahme in gleicher Tiefe ermittelt. Untereinander sind die prognostizierten Werte aufgrund der in weiten Teilen grundsätzlich unterschiedlich angelegten Berichte nur eingeschränkt vergleichbar.

 

Die Maßnahmen lassen sich den Aufgabenfeldern Controlling (28 Maßnahmen), Gebäudewirtschaft (13), Internetauftritt (3), IT/Digitalisierung (46), IT-Betreuung (13), Organisation (98) und Personal (25) zuordnen. Das größte Konsolidierungspotenzial wird mit 2.780.000 Euro dem Bereich der Organisationsoptimierung zugerechnet. In Teilen bedingen die Maßnahmen einander oder wirken komplementär, sodass Konsolidierungspotenziale teilweise erst nach Abschluss mehrerer Maßnahmen erschlossen werden können.

 

Als prominenter Faktor ist die Digitalisierung der Verwaltung zu nennen, deren fortschreitende Umsetzung eine Voraussetzung bspw. personeller Veränderungen oder erhöhter Effizienz darstellt. Dies betrifft nicht nur die Einführung neuer Anwendungen und die Veränderung der technischen Infrastruktur, sondern auch die verdichtete Nutzung vorhandener Verfahren, die Ausnutzung von Schnittstellen innerhalb von Anwendungen und die wirksame Etablierung entsprechender Workflows.

 

Der wirksame Einsatz von Informationstechnik (IT) ist auch deshalb eine zentrale Herausforderung der kommenden Jahre. Die vorliegenden Berichte offenbaren die Defizite. Die Verwaltung hat bereits reagiert, indem die Bedeutung der strategischen IT durch eine gebündelte Wahrnehmung im Dezernat II - Finanzen, Recht und Ordnung - hervorgehoben wird. Die Weichenstellungen müssen ebenso in der optimierten Ablauf- und Aufbauorganisation geschaffen werden. Darin eingebettet kann der Einsatz von IT seine umfängliche Wirkung entfalten.

 

Zu 2.:

Die Verantwortlichkeit für die Maßnahmenumsetzung liegt im jeweiligen untersuchten Fachbereich. Um eine Umsetzung aller Berichte zu unterstützen, beteiligt sich Dezernat II an der Einrichtung entsprechender Projektgruppen in den Fachbereichen. Dies soll u. a. eine enge Anbindung an das in allen Untersuchungsberichten vertretene Thema IT gewährleisten.

 

Wie bisher setzen sich die Gruppen der Teilprojekte aus dem jeweiligen Dezernatsbüro, dem betroffenen Fachbereich, dem Fachbereich 11 - Personal und Organisation - und dem Dezernat II zusammen. Der Personalrat und die Gleichstellungsbeauftragten sind in der Phase der Maßnahmenumsetzung adäquat und gesetzeskonform zu beteiligen. Die engmaschige Begleitung durch die GPA entfällt in der Phase der Umsetzung.

 

Die Gestaltung der Maßnahmenumsetzung erfolgt insgesamt in enger Abstimmung mit allen Beteiligten, insbesondere den Mitarbeitenden.

 

Zu 3.:

Dezernat II entwickelt federführend für den Prozess der Umsetzung ein Berichtswesen. Daneben nimmt Dezernat II in Zusammenwirken mit den jeweiligen Dezernatsbüros und Fachbereichen eine Controlling-Funktion wahr, um eine weitreichende Umsetzung der Untersuchungsergebnisse, auch mit Blick auf die vorschreitende Digitalisierung, zu gewährleisten.

 

Im ersten Quartal 2021 wird Dezernat II einen entsprechenden Sachstandsbericht in den Stadtrat einbringen. Die engmaschige Begleitung der GPA wird mit Abschluss des Untersuchungsprojektes und damit der Unterstützung aus den finanziellen Mitteln des Stärkungspaktgesetzes aufgehoben. Die hohe Frequenz durchgeführter Beratungen hat zur Folge, dass die Stadt Leverkusen im interkommunalen Vergleich durchschnittlich viele Beratungsprojekte durchführen konnte. Hierdurch wurden erhebliche Mittel des Stärkungspaktgesetzes NRW abgerufen.

 

Zu 4.:

Die durch die Berichte gewonnenen Erkenntnisse werden als hilfreich und zielführend bewertet. Die durch die externen Beratungshäuser angewandten Methoden und Vorgehensweisen bieten hilfreiche Ansätze, um eine intensivere selbststeuernde Systematik für die Verwaltung zu etablieren. Positiv hervorzuheben sind das Instrument der Akten-Sichtung und die Durchführung von zahlreichen Workshops mit den tangierten Mitarbeitenden, um Chancen und Risiken von mögliche Prozessanpassungen auszuloten und gemeinsam Neuorientierungen anzustreben.

 

Im Sinne einer langfristigen Entwicklung der städtischen Verwaltung soll deshalb die Überprüfung der Organisationseinheiten weiter intensiviert werden. Der Fachbereich Personal und Organisation und die Strategische IT streben dazu eine systematische Konzeptualisierung und ein gemeinschaftliches Vorgehen an.

 

Besondere Berücksichtigung finden Maßnahmen zur Prozessoptimierung, zur Re-Organisation von Fachbereichen und zur Verwaltungsdigitalisierung.

 

 


Schnellübersicht über die finanziellen bzw. bilanziellen Auswirkungen, die beabsichtigte Bürgerbeteiligung und die Nachhaltigkeit der Vorlage

 

Ansprechpartnerin / Fachbereich / Telefon: Frau Witzik, Dez. II, 406 - 8825

(Kurzbeschreibung der Maßnahme, Angaben zu § 82 GO NRW bzw. zur Einhaltung der für das betreffende Jahr geltenden Haushaltsverfügung.)

 

HSP-Maßnahme zur Reduzierung der Kosten der Stadtverwaltung Leverkusen.

 

A) Etatisiert unter Finanzstelle(n) / Produkt(e) / Produktgruppe(n):

(Etatisierung im laufenden Haushalt und mittelfristiger Finanzplanung)

 

 

B) Finanzielle Auswirkungen im Jahr der Umsetzung und in den Folgejahren:

(z. B. Anschaffungskosten/Herstellungskosten, Personalkosten, Abschreibungen, Zinsen, Sachkosten)

 

Orientiert an den Ausführungen der externen Beratungsunternehmen kann ein Konsolidierungspotenzial von 4.759.000 Euro ausgewiesen werden. Dieses Spektrum muss jedoch in Beziehung gesetzt werden zu den Aufwendungen, die zur Umsetzung der Maßnahmen eingesetzt werden müssen. Dies miteinander verbindend, kann nach Umsetzung aller skizzierten Maßnahmen ein „bereinigtes“ Einsparpotenzial von 3.739.000 Euro pro Jahr erzielt werden.

 

Die Aufwendungen resultieren beispielsweise aus der Inkaufnahme vorübergehender personalwirtschaftlicher Mehrbedarfe, den Anstrengungen im Bereich der Digitalisierung und dem Aufbau weiterer Kompetenzen durch Fortbildungen.

 

C) Veränderungen in städtischer Bilanz bzw. Ergebnisrechnung / Fertigung von Veränderungsmitteilungen:

 

 

kontierungsverantwortliche Organisationseinheit(en) und Ansprechpartner/in:

 

 

D) Besonderheiten (ggf. unter Hinweis auf die Begründung zur Vorlage)

 

 

E) Beabsichtigte Bürgerbeteiligung (vgl. Vorlage Nr. 2014/0111):

 

Weitergehende Bürgerbeteiligung erforderlich

 

Stufe 1

Information

Stufe 2

Konsultation

 

Stufe 3

Kooperation

 

nein

nein

nein

nein

Beschreibung und Begründung des Verfahrens: (u.a. Art, Zeitrahmen, Zielgruppe und Kosten des Bürgerbeteiligungsverfahrens)

 

 


 

F) Nachhaltigkeit der Maßnahme im Sinne des Klimaschutzes:

 

Klimaschutz  betroffen

Nachhaltigkeit

 

kurz- bis

mittelfristige Nachhaltigkeit

 

langfristige Nachhaltigkeit

 

nein

nein

nein

nein