Beschluss: einstimmig mit Änderungen beschlossen

Beschluss:

 

Die Verwaltung beauftragt die IVL, das Ratsinformationssystem entsprechend so zu erweitern und zu verbessern, dass folgende Funktionen möglich werden und übersichtlich, intuitiv genutzt werden können:

 

I. Recherchefunktion

 

Diese Funktion wird so erweitert, dass der Weg eines Antrages im System chronologisch und übersichtlich nachvollzogen werden kann. Auch wird hier berücksichtigt, dass z.B. Infos/Beschlüsse etc. aus Z.d.A. Rat oder einem Sitzungsprotokoll einbezogen werden.

 

II. Übersichtlichkeit

 

Die IVL bezieht aus anderen Kommunen best practice Beispiele und überarbeitet das RIS bezüglich einer besseren Übersichtlichkeit; auch mit Blick auf die Nutzung des Systems durch die Bürgerschaft.

 

Eine Verbesserung würde bereits durch Tagging und farbliche Kodierungen erreicht werden können.

 

III. Responsive Website des öffentlichen RIS

 

Das RIS wird so überarbeitet, dass es auf verschiedenen Endgeräten, gut nutzbar angezeigt werden kann. Insbesondere auf Tablets und Smartphones. Ohne Nutzung einer App.

 

Es ist zu prüfen, ob das Mandatos 3 Layout im öffentlichen RIS eingesetzt werden kann, um die Nutzung auch auf Mobilgeräten zu verbessern.

 

IV. Einbindung von weiteren öffentlichen Gremien

 

Es wird geprüft, inwieweit in das RIS der Stadt Leverkusen weitere städtische Gremien wie bspw. die TBL etc. mit ihren öffentlichen Sitzungsteilen einbezogen werden können.

 

V. Ausfallzeiten reduzieren und verbessern

 

Oft kommt es im Vorfeld von Ausschüssen und Gremien dazu, dass einzelne Sitzungen nicht aufgerufen werden können, weil sie aktuell durch die Administratoren bearbeitet werden. Hier muss Abhilfe geschaffen werden. Es muss eine technische Möglichkeit geben, dass die Sitzungsunterlagen oder Tagesordnungen einsehbar bleiben, obwohl durch die Verwaltung einzelne Dinge bearbeitet werden. Ggf. sollte nur der einzelne TOP, der bearbeitet wird, „offline“ sein.

 

Die Stabilität des Systems ist zu erhöhen, Ausfälle dürfen nicht durch Aufruf bestimmter Links ausgelöst werden. Ein Monitoring des öffentlichen Systems ist zu implementieren sowie dessen Verfügbarkeit zu überwachen. Auf Fehler ist zeitnah zu reagieren.

 

VI. Erweiterung Notizfunktion

 

Die Notizfunktion für einzelne TOPs/Anträge ist eine gute und sinnvolle Funktion. Dies soll erweitert werden um die Möglichkeit, Bilder bzw. zusätzliche Dokumente zu einem TOP/Antrag zu hinterlegen.

 

Dem Rat der Stadt Leverkusen wird ein regelmäßiger Updateplan mit geplanten Fristen/Zielfenstern vorgelegt.

 

Gemeinsam mit der IVL GmbH wird schnellstmöglich ein Projekt „Weiterentwicklung RIS“ aufgesetzt.

 

Ziele des Projektes sind:

- Kontakt mit dem Hersteller, welche Kritikpunkte/Anforderungen umgesetzt werden können beziehungsweise für kommende Releases geplant sind.

- Untersuchung und Abwägung von alternativen Softwarelösungen für ein RIS.

 

Die Politik, als einer der Hauptnutzer des Systems, ist in das Projekt einzubinden.

 

Der Projektfortschritt und die (Zwischen-)Ergebnisse werden im Arbeitskreis „Digitale Kommune“ regelmäßig vorgestellt und die weiteren Schritte dort abgestimmt.


- einstimmig im Rahmen der En-bloc-Abstimmung -