Beschluss:
Die Verwaltung beauftragt die IVL, das
Ratsinformationssystem entsprechend so zu erweitern und zu verbessern, dass
folgende Funktionen möglich werden und übersichtlich, intuitiv genutzt werden
können:
I. Recherchefunktion
Diese Funktion wird so erweitert, dass der Weg
eines Antrages im System chronologisch und übersichtlich nachvollzogen werden
kann. Auch wird hier berücksichtigt, dass z.B. Infos/Beschlüsse etc. aus Z.d.A.
Rat oder einem Sitzungsprotokoll einbezogen werden.
II. Übersichtlichkeit
Die IVL bezieht aus anderen Kommunen best practice
Beispiele und überarbeitet das RIS bezüglich einer besseren Übersichtlichkeit;
auch mit Blick auf die Nutzung des Systems durch die Bürgerschaft.
Eine Verbesserung würde bereits durch Tagging und
farbliche Kodierungen erreicht werden können.
III. Responsive Website des öffentlichen RIS
Das RIS wird so überarbeitet, dass es auf
verschiedenen Endgeräten, gut nutzbar angezeigt werden kann. Insbesondere auf
Tablets und Smartphones. Ohne Nutzung einer App.
Es
ist zu prüfen, ob das Mandatos 3 Layout im öffentlichen RIS eingesetzt werden
kann, um die Nutzung auch auf Mobilgeräten zu verbessern.
IV. Einbindung von weiteren öffentlichen Gremien
Es wird geprüft, inwieweit in das RIS der Stadt
Leverkusen weitere städtische Gremien wie bspw. die TBL etc. mit ihren
öffentlichen Sitzungsteilen einbezogen werden können.
V. Ausfallzeiten reduzieren und verbessern
Oft kommt es im Vorfeld von Ausschüssen und Gremien
dazu, dass einzelne Sitzungen nicht aufgerufen werden können, weil sie aktuell
durch die Administratoren bearbeitet werden. Hier muss Abhilfe geschaffen
werden. Es muss eine technische Möglichkeit geben, dass die Sitzungsunterlagen
oder Tagesordnungen einsehbar bleiben, obwohl durch die Verwaltung einzelne
Dinge bearbeitet werden. Ggf. sollte nur der einzelne TOP, der bearbeitet wird,
„offline“ sein.
Die
Stabilität des Systems ist zu erhöhen, Ausfälle dürfen nicht durch Aufruf
bestimmter Links ausgelöst werden. Ein Monitoring des öffentlichen Systems ist
zu implementieren sowie dessen Verfügbarkeit zu überwachen. Auf Fehler ist
zeitnah zu reagieren.
VI. Erweiterung Notizfunktion
Die Notizfunktion für einzelne TOPs/Anträge ist
eine gute und sinnvolle Funktion. Dies soll erweitert werden um die Möglichkeit,
Bilder bzw. zusätzliche Dokumente zu einem TOP/Antrag zu hinterlegen.
Dem Rat der Stadt Leverkusen wird ein regelmäßiger
Updateplan mit geplanten Fristen/Zielfenstern vorgelegt.
Gemeinsam mit der IVL GmbH wird schnellstmöglich ein Projekt „Weiterentwicklung RIS“ aufgesetzt.
Ziele des Projektes sind:
- Kontakt mit dem Hersteller, welche Kritikpunkte/Anforderungen umgesetzt werden können beziehungsweise für kommende Releases geplant sind.
- Untersuchung und Abwägung von alternativen Softwarelösungen für ein RIS.
Die Politik, als einer der Hauptnutzer des Systems, ist in das Projekt einzubinden.
Der Projektfortschritt und die (Zwischen-)Ergebnisse werden im Arbeitskreis „Digitale Kommune“ regelmäßig vorgestellt und die weiteren Schritte dort abgestimmt.
- einstimmig im Rahmen der En-bloc-Abstimmung -