Herr Beigeordneter Molitor berichtet zum Thema „Sachstand Digitalisierung bei der Stadt Leverkusen“ Folgendes:

Dezernat IV  FB04

Die Verantwortung für die E-Government-Befähigung der Stadtverwaltung Leverkusen wurde dem CDO Michael Molitor übertragen. Die zentrale Steuerung übernimmt er über den neu gegründeten Fachbereich Digitalisierung (04) mit den Arbeitsschwerpunkten: 1. Moderne Arbeitsformen, 2. Zentrales Dokumentenmanagementsystem (DMS) 3. Onlinezugangsgesetz (OZG) und 4. Kommunalportal.NRW/Portalverbund. Letztere sind in der Organisationseinheit „Programmbüro E-Government“ gebündelt, die sich laufend mit dem Fachbereich Personal und Organisation (11) sowie der ivl abstimmt.

Handlungsfeld:

Moderne Arbeitsformen

(Mobiles Arbeiten)

Bis dato hat die Home-Office-Befähigung den Schwerpunkt der Arbeit im Handlungsfeld eingenommen, sodass aktuell 867 der rund 1.700 Mitarbeitende von Zuhause arbeiten können. Gleichzeitig konnte eine weitere Modernisierung der Arbeitsplatzausstattung vorgenommen werden, indem zusätzliche 200 Notebooks zum Austausch von stationären Altgeräten sowie die Ablöse der übergangsweisen BYOD-Nutzung (Bring Your Own Device/Privat-Hardware) und sogenannten IGEL-Sticks eingesetzt wurden. Aktuell liegen weitere 143 Home-Office-Anträge vor, sodass die Anschaffung weiterer Notebooks geplant ist.

Die Testläufe zum Umfang und zur Umsetzung des modernen Arbeitens in der Stadtverwaltung Leverkusen im Pilotprojekt des Fachbereich Schulen (40) wurden abgeschlossen. Aktuell werden die Ergebnisse ausgewertet und in einem Bericht verschriftlich. Erste Erkenntnisse daraus sowie weitere konzeptionelle Ansätze wurden im Entwurf „Dienstvereinbarung mobile Arbeit“ in einer interdisziplinären Projektgruppe unter der Leitung von FB04 entwickelt und diskutiert. Dieser Prozess soll bis Ende des Jahres 2021 abgeschlossen sein.

Handlungsfeld:

zentrales Dokumenten-

managementsystem (DMS)

Die ursprünglich geplante Ausschreibung für das Dokumentenmanagementsystem zu Beginn des Jahres hat sich aufgrund von Klärung zu beschaffungsrechtlichen Fragestellungen verzögert. Die von der ivl, als beschaffende Instanz angeforderte Absichtserklärung zur Auftragsvergabe (Letter of Intent) wurde von der Projektleitung aus dem FB11 aktualisiert und im Rahmen einer Verwaltungsvorlage zum Beschluss in der Ratssitzung am 28.06.2021 eingebracht. Anschließend kann die ivl die europaweite Ausschreibung im laufenden Quartal 3/2021 auf der Plattform Vergabemarktplatz „Rheinland“ vornehmen. Anzunehmen ist eine erhöhte Nachfrage nach diesen Systemen auch von anderen Kommunen, sodass ein reduziertes Anbieteraufkommen (qualitativ wie quantitativ) auftreten kann. Ohne weitere Auswirkungen auf das Ausschreibungsverfahren ist geplant, die Beauftragung eines Anbieters in Quartal 1/2022 vorzunehmen und somit eine Einführung mit vorgesehenen Pilotierungen in den ersten Fachbereichen bis zum Ende des Quartals 2/2022 zu ermöglichen. 

Handlungsfeld:

Umsetzung

Onlinezugangsgesetz (OZG)

Die Digitalisierung Leverkusener Verwaltungsdienstleistungen ist in mehreren Wellen geplant. Ab Quartal 3/2021 wird die erste Welle analog zum Start des Kommunalportal.NRW (s.u.) anvisiert. Eine anschließende Digitalisierung einer größtmöglichen Anzahl von weiteren Verwaltungsdienstleistungen soll bis Ende 2022 umgesetzt werden. Aktuell sind der Kommune Leverkusen rund 100 OZG-Leistungen durch die zentrale Koordinierungsstelle in NRW, das Kompetenzzentrum Digitalisierung im KDN (Verband kommunaler IT-Dienstleister) zugeordnet. Die zur Umsetzung bereitstehenden Antragsverfahren werden laufend durch den KDN aktualisiert und durch FB04 regelmäßig überprüft. Zur Erstellung eines Umsetzungsplanes des OZG wurden erste Gespräche mit Fachbereichen der betroffenen Leistungen der ersten Welle geführt.

Dies betrifft insbesondere einzelne Antragsverfahren oder Leistungsbündel in den Zuständigkeiten Ordnung und Straßenverkehr, Standesamt, Ausländer und Meldewesen, Bauaufsicht und Schulen. Darüber hinaus nimmt der FB04 an Informationsveranstaltungen des KDN zu weiteren, sich in Konzeption befindlichen Antragsverfahren teil, um bedarfsgerecht weitere Umsetzungsplanungen vorzunehmen. Aktuell wird der Zeitplan zur Umsetzung als Grobplanung gemeinsam mit dem FB11 und der ivl vorgenommen. Als Grundlage dienen neben der Bereitstellung von Antragsverfahren und Leistungen durch den KDN die internen Priorisierungen auf Basis der Fallzahlen sowie Rückmeldungen der Fachbereiche zum Bedarf von Ressourcen und Systemen.

Handlungsfeld:

Kommunalportal.NRW/Portalverbund

(ursprpngl. Bürger-/Service Portal)

Zentrales Städtisches Gesicht der OZG-Umsetzung nach Außen wird das Kommunalportal.NRW. Der Verwaltungsvorstand hat 2020 beschlossen, anstelle eines eigens entwickelten Bürgerportals, das durch den KDN zur Erfüllung des OZG zur Verfügung gestellte Portal-System zu nutzen. Aktuell befindet sich der FB04 in der Initialisierungsphase für Pilotkommunen. Parallel wird ein Ausschreibungsverfahren für die Besetzung einer in der Stellenplanvorlage 2021 vorgesehene Planstelle im FB04 angestoßen, die die bislang noch nicht abgedeckten Anforderungen zwischen redaktionellen und technologischen Tätigkeiten abdeckt. Die bedarfsgereichte Ausweitung der zur Umsetzung notwenigen Ressourcen wird evaluiert.

Neben dem Kommunalportal.NRW werden weitere Portallösungen durch den KDN bereitgestellt. Diese unterscheiden sich je nach Antragsverfahren in der technologischen Umsetzung und damit auch in der Art der Einsatzmöglichkeiten im Zusammenspiel mit bestehenden und zu beschaffenden Systemen für die Verwaltungsarbeit. Dazu gehören u.a. das Bauportal.NRW und Wirtschafts-Serviceportal.NRW, deren Antragsverfahren integrativ im Rahmen der Projektarbeit in den zuständigen Fachbereichen gleichermaßen befähigt werden. Um Bürger*innen und Unternehmen die zentrale Anlaufstelle für Online-Anträge nutzerfreundlich anzubieten und keine pflegeaufwändigen Mehrfachinformationen vorzuhalten, müssen als Konsequenz die bisherigen Informationen zu Leverkusener Verwaltungsdienstleistungen im Bereich Rathaus-Online sukzessive in das das Kommunalportal.NRW überführt werden. Dort ist die nach OZG geforderten Standardisierung strukturell wie technologisch vorbereitet. Eine Inbetriebnahme für erste OZG-Leistungen wird analog zum oben beschriebenen Vorgehen in Umsetzungswellen vorbereitet.