Beschlussentwurf:

1.     Die beiliegende Satzung über die Vergabe von Bau-, Liefer- und Dienstleistungen der Stadt Leverkusen - Vergabesatzung - wird wie in der Anlage mit Gültigkeit ab 1. August 2026 beschlossen.

2.     Gleichzeitig werden die Richtlinien zur Vergabe von Lieferungen und Leistungen (Vergaberichtlinien) vom 15.02.2020 wie in der Anlage außer Kraft gesetzt.

3.     Die Dienstanweisung für die Auftragsvergabe bei der Stadt Leverkusen vom 1. August 2026 - DA Auftragsvergabe - wird zur Kenntnis genommen.

gezeichnet:                      In Vertretung                    In Vertretung

Hebbel                             Lünenbach                       Adomat       

Der Leiter des Fachbereichs

Rechnungsprüfung und Beratung

gem. § 2 Abs. 7 Rechnungsprüfungsordnung (RPO) für den Rechnungsprüfungsausschuss

gezeichnet:

Krämer

(Fachbereichsleiter)

Begründung:

1. Zusammenfassung:

Mit Wirkung zum 1. Januar 2026 wurde § 26 Kommunalhaushaltsverordnung NRW (KomHVO NRW) aufgehoben. Damit entfällt die verbindliche Anwendung der Unterschwellenvergabeordnung (UVgO) und der Vergabe- und Vertragsordnung für Bauleistungen Teil A (VOB/A) für Unterschwellenvergaben in NRW. Ersetzt wird dies durch den neuen § 75a Gemeindeordnung NRW (GO NRW). Mit der Aufhebung des § 26 KomHVO NRW ist der Wegfall der sogenannten Kommunalen Vergabegrundsätze verbunden, nach denen in Leverkusen in den letzten Jahren die Ausschreibungen und Vergaben erfolgt sind. Ebenso sind die bisher geltenden Vertragsbedingungen (VOL/B, VOB/B, VOB/C) entfallen, die für die Abwicklung der Aufträge maßgebliche Regelungen enthielten.

Hinter diesem Vorgehen steht der Wille der Landesregierung, eine Entlastung durch Bürokratieabbau zu ermöglichen. Gleichwohl ist nach den bisherigen Erfahrungen in der Stadtverwaltung Leverkusen festzustellen, dass der überwiegende Teil der seit der Gesetzesänderung durchgeführten Ausschreibungen im nationalen (Unterschwellen-)Bereich auf der Grundlage der VOB/A und UVgO erfolgt. Die von der Landesregierung eingeräumten Freiheiten bei der Unterschwellenvergabe bleiben bei diesen formalen Verfahren damit ungenutzt und die starren Vorschriften bleiben erhalten. Um den Mitarbeitenden der Stadtverwaltung einen einheitlichen städtischen Handlungsrahmen und damit eine Hilfestellung bei der Durchführung von Ausschreibungen ohne Anwendung der formalen Verfahren auf der Grundlage der VOB/A und UVgO zu bieten - und folglich dem Willen der Landesregierung zur Entbürokratisierung Rechnung zu tragen -, schlägt die Verwaltung den Erlass einer Vergabesatzung vor. Der Regelungsrahmen gemäß Vergabesatzung bietet die nachfolgend tabellarisch gegenübergestellten Erleichterungen im Vergleich zu den gesetzlichen Formvorschriften:

Erleichterungen durch die Satzung im Vergleich zu gesetzlichen Formvorschriften (UVgO, VOB/A):

	Anwendung der UVgO / VOB/A	Erleichterung durch Satzung
Vorgaben zur Verfahrenswahl	Starre Vorgaben	Wertgrenzen ermöglichen einfachere / schnellere Verfahrensarten und erhöhen die Chancen für individuelle Verfahren
Fristen	Angebots-/Bewerbungsfrist nicht unter 10 Tage	Kürzere Fristen, je nach Verfahren auch nur 1 Tag
Einzureichende Unterlagen	Gesetzlich zwingende Vorgaben sowie zusätzlich starre Vorgaben bei Bauleistungen	Reduzierung auf gesetzlich zwingende Vorgaben
Einzureichende Nachweise	Bei Bauleistungen sind bestimmte Nachweise unabdingbar	Reduzierung auf gesetzlich zwingende Vorgaben und Verzicht auf Nachweise (Eigenerklärungen reichen aus)
Ausschlüsse	Starre Vorgaben ohne Ermessensspielraum	Flexiblere Handhabung von Ausschlussgründen; Ermöglichung von Korrekturen; Reduzierung von Ausschlüssen
Newcomer (Unternehmen, die noch nicht lange am Markt existieren)	Keine Regelung	Flexible Festlegung einer Newcomer-Regelung ist möglich
	Anwendung der UVgO / VOB/A	Erleichterung durch Satzung
Verhandlungen	Im Baubereich – keine Verhandlungen. Im Liefer-/Dienstleistungsbereich sind Verhandlungen in ausgewählten Verfahren möglich, allerdings nicht über Zuschlagskriterien wie z.B. Preis	Verhandlungen sind über alle Angebotsinhalte (auch z.B. Preis) in allen Verfahren möglich
Vergabe in Losen	Gebot der Losvergabe	Keine Vorgabe, Zusammenfassung mehrerer Lose ist zulässig
Produktneutralität	Gebot der Produktneutralität; Produktvorgaben sind nur ausnahmsweise zulässig	Produktvorgaben sind möglich
Regionale Unternehmen	Bevorzugung unzulässig	Bei beschränktem Unternehmenskreis dürfen auch nur regionale Unternehmen angefragt werden

2. Hintergrund:

Infolge der Aufhebung des § 26 KomHVO NRW wurde der § 75 a GO NRW neu geschaffen. Der neu gefasste § 75a GO NRW lautet:

§ 75a Allgemeine Vergabegrundsätze.

(1)      Die Gemeinde hat die Vergabe von öffentlichen Aufträgen vorbehaltlich anderweitiger Rechtsvorschriften wirtschaftlich, effizient und sparsam unter Beachtung der Grundsätze von Gleichbehandlung und Transparenz zu gestalten. Dies gilt auch bei der Vergabe von öffentlichen Aufträgen, deren geschätzter Auftrags- oder Vertragswert ohne Umsatzsteuer unterhalb der jeweils geltenden Schwellenwerte nach § 106 des Gesetzes gegen Wettbewerbsbeschränkungen in der Fassung der Bekanntmachung vom 26. Juni 2013 (BGBI. 1 S. 1750, 3245) in der jeweils geltenden Fassung liegt. Die Geltung höherrangiger Vorschriften sowie der Vorschriften für die Vergabe von öffentlichen Aufträgen, deren geschätzter Auftrags- oder Vertragswert die in Satz 2 genannten Schwellenwerte erreicht, bleibt unberührt.

(2)      Die Gemeinde darf Regelungen, die die Durchführung von Vergaben einschränken, nur durch den Beschluss einer Satzung erlassen."

Ziel des Gesetzgebers ist es, den Gemeinden durch die Vergaberechtsreform mehr Handlungsspielraum zu gewähren und zeitgleich eine Entlastung durch Bürokratieabbau zu ermöglichen. Zudem bezweckt der Gesetzgeber die Stärkung des Qualitätskriteriums bei der Auswahl des Vertragspartners. Unter Anlehnung an das sog. “Schweizer Modell”, bei dem nicht zwangsläufig das günstigste, sondern das wirtschaftlichste Angebot ausgezeichnet werde, sollen nach dem Willen des Gesetzgebers durch die Reform Kriterien wie Qualität, Zweckmäßigkeit und Betriebskosten ein höheres Gewicht bekommen und die Kommunen nachhaltiger und qualitativ hochwertiger beschaffen können.

Unterhalb der EU-Schwellenwerte sollen Flexibilität und Eigenverantwortung der Kommunen im Vordergrund stehen. Durch die Regelungen des neuen § 75a Abs. 1 GO NRW ist kein rechtsfreier Raum entstanden, sondern es sind nach wie vor die folgenden allgemeinen Vergabegrundsätze zu beachten:

1.     Wirtschaftlichkeit,

2.     Effizienz,

3.     Sparsamkeit,

4.     Gleichbehandlung,

5.     Transparenz.

Hinzu kommt, dass auch im Unterschwellenbereich die unionsrechtlichen Grundsätze der Nichtdiskriminierung und des Wettbewerbs (Art. 18, 56 AEUV, EuGH, Rs. C-324/14) gelten. Der Gleichbehandlungsgrundsatz verlangt eine sachlich gerechtfertigte Gleichbehandlung aller potenziell Bietenden. Im Rahmen der Transparenz ist auch die Binnenmarktrelevanz zu beachten und die Öffentlichkeit der Vergaben zu regeln. Die ausschreibenden Bereiche können sich nach neuer Rechtslage dafür entscheiden, die Vergabe von

·     Bauleistungen auf der Grundlage der Vergabe- und Vertragsordnung für Bauleistungen Abschnitt 1 (VOB/A Abschnitt 1) und

·     Liefer-/Dienstleistungen auf der Grundlage der Verfahrensordnung für die Vergabe öffentlicher Liefer- und Dienstleistungsaufträge unterhalb der EU-Schwellenwerte (Unterschwellenvergabeordnung – UVgO) oder

·     Bau-, Liefer- oder Dienstleistungen ohne die Anwendung der VOB/A bzw. UVgO durchzuführen.

Zur Unterscheidung der gewählten Verfahrensart verwendet die Zentrale Vergabestelle die folgenden Begrifflichkeiten:

·       „Formale Verfahren“ (mit Anwendung der VOB/A bzw. UVgO),

·       „Individuelle Verfahren“ (allein nach § 75 a GO NRW, ohne Anwendung der VOB/A bzw. UVgO).

Die ausschreibenden Fachbereiche haben Wahlfreiheit, ob ein formales oder individuelles Verfahren durchgeführt werden soll. Unterschwellige Verfahren sind vorbehaltlich anderer Rechtsvorschriften immer unter Beachtung der unionsrechtlichen Grundprinzipien und der o.g. fünf Vergabegrundsätze durchzuführen. Bei einem formalen Verfahren werden die Vergabegrundsätze durch die Wahrung der Regelungen in der VOB/A bzw. UVgO eingehalten.

Bei individuellen Verfahren ist die Einhaltung aller vergaberechtlicher Grundprinzipien für jede Einzelvergabe zu gewährleisten und zu dokumentieren. Um sicherzustellen, dass diese und auch die unionsrechtlichen Grundprinzipien rechtssicher in der Praxis Anwendung finden, ist es aus Sicht der Verwaltung zur Unterstützung und zum Schutz der Mitarbeitenden und aus Gründen der Korruptionsprävention zwingend erforderlich, eine Satzung zu erlassen. Diese sollte

·       Mindestanforderungen bzgl. Transparenz, Gleichbehandlung, Nicht-Diskriminierung und Wettbewerb formulieren und

·       Vorgaben zur Wahl der Verfahrensart und der Gestaltung von Vergaben festlegen, damit Beschaffungen wirtschaftlich, effizient und sparsam durchgeführt werden können.

 

3. Vorteile einer Vergabesatzung:

Der Erlass einer Vergabesatzung legt die Grundlagen für ein einheitliches Verwaltungshandeln fest. Die Satzung stellt sowohl stadtintern als auch nach „außen“ eine verlässliche Grundlage dar, durch die im Rahmen einer Beschaffung ein einheitliches Anforderungsniveau festgelegt wird. Auch ohne die starren Vorschriften der VOB/A bzw. der UVgO bewegen sich die Mitarbeitenden in einem festgelegten und geprüften Rahmen, werden unterstützt und geschützt und nutzen die gebotenen Freiheiten. Der Erlass einer Satzung gibt dem Rat die Möglichkeit, ein einheitliches gewünschtes Anforderungsniveau bzgl. der Beschaffungsprozesse und der Vertragsgestaltung festzulegen.

Die Satzung bildet die Ermächtigung für die Erstellung einer neuen Dienstanweisung Auftragsvergabe. Diese generiert einen einheitlichen städtischen Handlungsrahmen und bietet den Mitarbeitenden vergaberechtliches Wissen und Anleitung. Die derzeitige Verunsicherung bei den ausschreibenden Fachbereichen, die unbestimmten Rechtsbegriffe Wirtschaftlichkeit, Effizienz, Sparsamkeit, Gleichbehandlung und Transparenz rechtssicher im einzelnen Verfahren zu erläutern, führt dazu, dass der überwiegende Teil der bisherigen Ausschreibungen im nationalen (Unterschwellen-)Bereich auf der Grundlage der VOB/A und UVgO erfolgen. Die von der Landesregierung eingeräumten Freiheiten bei der Unterschwellenvergabe bleiben bei diesen formalen Verfahren damit ungenutzt und die starren Vorschriften bleiben erhalten – z.B. bzgl. Mindestfristen, Ausschlussgründen, Aufklärungs- und Verhandlungsmöglichkeiten. Eine Satzung würde die notwendige Hilfestellung bieten, sich von den starren Vorschriften der UVgO und der VOB/A zu lösen.

Durch den Erlass einer Satzung und die Erstellung einer neuen Dienstanweisung Auftragsvergabe kann die Durchführung von elektronischen Vergabeverfahren ab bestimmten Auftragswerten festgelegt werden. Die vollständig elektronische Vergabe hat sich seit Jahren etabliert. Hierfür hält die Stadt seit 2022 ein Beschaffungsmanagementsystem (ehemals VMS) vor. Dieses gewährt transparente, rechtssichere, manipulationsfreie und nachprüfbare Verfahren sowie einen elektronischen Genehmigungsworkflow, welcher ein beschleunigtes Verwaltungshandeln ermöglicht. Durch das Beschaffungsmanagementsystem können zudem externe Dienstleistende wie Architekten-/Ingenieurbüros, beratende Unternehmen etc. auf die Vergabeunterlagen mit eingeschränkten Rechten zugreifen, so dass auch hiermit ein effizientes Bearbeiten der Vergabeverfahren ermöglicht wird.

Sofern Unternehmen bei formalen Verfahren ausgeschlossen werden müssen, ist es durch die individuellen Verfahren möglich, sehr schnell zu einem neuen Angebot zu gelangen. Dies führt zu einer erheblichen Zeitersparnis und puffert eine Verärgerung der Unternehmen über „Formalismus“ ab. Unternehmen und die Öffentlichkeit haben ohne eine verbindliche Regelung keine verlässliche (Rechts-)Grundlage, die die Gleichbehandlung von Unternehmen und Transparenz von Vergabeverfahren abbildet. Dies ist insbesondere in Hinblick auf mögliche Korruptionsgefahren abzuwenden, da gerade der Bereich der Auftragsvergaben als potentiell korruptionsanfällig zu bewerten ist. Eine Satzung dient dementsprechend auch der Korruptionsprävention.

Unternehmen, die für die Stadt Leverkusen tätig werden wollen, erhalten durch die Satzung verlässliche Regelungen und damit auch Rechtssicherheit bzgl. der Auftragsvergaben. In zahlreichen Telefonaten wurde von Unternehmen ein solcher Regelungsrahmen nachgefragt. Die Einheitlichkeit im Verwaltungshandeln wird durch eine Satzung sichergestellt.

Wertgrenzen im Unterschwellenbereich – Gegenüberstellung:

Beschaffungs-/ Vergabeart	Regelung bis 31.12.2025			Regelung ohne Satzung (nach VOB/A bzw. UVgO)			Regelung ohne Satzung (nach § 75 a GO NRW)	Regelung durch Vergabesatzung
	Bau-L.	Liefer-/ Dienst-L.	Architekten-/Ingenieur-L.	Bau-L.	Liefer-/ Dienst-L.	Architekten-/Ingenieur-L.	Bau-L., Liefer-/Dienst-L. Arch-/ Ing-L.	Bau-L.	Liefer-/ Dienst-L.	Architekten-/Ingenieur-L.
Direktkauf	1.000	500	./.	./.	./.	./.	Keine Verfahrensfestlegung und auch keine Wertfestlegung bis EU-Schwelle .	1.000	1.000	./.
Direktauftrag	25.000	25.000	150.000	50.000	1.000			50.000	50.000	bis EU-Schwelle
Direktvergabe**	Vorliegen konkreter Ausnahmetatbestände lt. VOB/A bzw. UVgO bis EU-Schwelle			Vorliegen konkreter Ausnahmetatbestände lt. VOB/A bzw. UVgO bis EU-Schwelle				bis EU-Schwelle
Freihändige Vergabe	100.000	./.	./.	100.000	./.	./.		*125.000	./.	bis EU-Schwelle
Verhandlungs-vergabe ohne TNW	./.	100.000	bis EU-Schwelle	./.	Vorliegen konkreter Ausnahmetatbestände UVgO bis EU-Schwelle ./.			./.	*125.000
Verhandlungsvergabe mit TNW	./.	100.000		./.					*125.000
Beschränkte Ausschreibung ohne TNW	1.000.000	100.000		150.000 oder Ausnahmetatbestände VOB/A				*1.250.000	*125.000
Beschränkte Ausschreibung mit TNW	bis EU-Schwelle	100.000		bis EU-Schwelle				bis EU-Schwelle
Öffentliche Ausschreibung	bis EU-Schwelle			bis EU-Schwelle				bis EU-Schwelle

Alle Beträge in Euro (netto)

EU-Schwelle = festgelegte Schwellenwerte, ab denen öffentliche Aufträge europaweit ausgeschrieben werden müssen.

*die Verfahrensbezeichnungen freihändige Vergabe, Verhandlungsvergabe und beschränkte Ausschreibung heißen bei individuellen Verfahren „Verfahren mit beschränktem Unternehmenskreis“

**Unter Zugrundelegung der VOB/A bzw. UVgO gibt es bestimmte Ausnahmen, für die die Anfrage an nur 1 Unternehmen ausreichend ist. Die Verfahren lauten dann Freihändige Vergabe bzw. Verhandlungsvergabe jeweils ohne TNW, zur besseren Lesbarkeit wird in dieser Tabelle hierfür die Begrifflichkeit „Direktvergabe“ verwendet.

L = Leistungen

TNW = Teilnahmewettbewerb

 

 

Hinweis:

Werden keine Wertgrenzen über eine Vergabesatzung festgelegt und gelten ausschließlich die fünf Vergabegrundsätze nach § 75 a GO NRW, dürfen vergaberechtlich Bauaufträge bis zur EU-Schwelle von aktuell 5.404.000 EUR bzw. Liefer- und Dienstleistungen bis 216.000 EUR ohne einen einheitlichen und rechtsverbindlichen städtischen Handlungsrahmen beauftragt werden.

Die bisherigen Vergaberichtlinien sind durch den Wegfall des § 26 KomHVO zu
ändern. An Stelle von zwei Regelungen (Vergaberichtlinien und Satzung) werden die Regelungen aus den Vergaberichtlinien in die Vergabesatzung integriert, um so ein einheitliches Regelwerk für alle Beteiligten zu haben. Die Vergabesatzung gilt daher nicht nur für den Unterschwellenbereich, sondern auch für Vergaben im Oberschwellenbereich. Eine Arbeitsgruppe der kommunalen Spitzenverbände hat eine Muster-Satzung erarbeitet, auf deren Grundlage die zur Beschlussfassung vorliegende Satzung durch die Verwaltung ausgearbeitet wurde. Daneben wurden die aus der bisherigen Praxis gewonnenen Erkenntnisse, die Regelungen für alle Verfahren auch im Oberschwellenbereich wie auch die bisherigen Regelungen aus den Vergaberichtlinien mit eingearbeitet. Die stadtweite Umsetzung der Satzungsregelungen werden in der neugefassten Dienstanweisung Auftragsvergabe eingearbeitet. Diese wird bis zum Nachtrag vorgelegt.

I) Finanzielle Auswirkungen im Jahr der Umsetzung und in den Folgejahren

 Nein (sofern keine Auswirkung = entfällt die Aufzählung/Punkt beendet)

 Ja – ergebniswirksam

Produkt:       Sachkonto:      

Aufwendungen für die Maßnahme:       €

Fördermittel beantragt:  Nein   Ja       %

Name Förderprogramm:      

Ratsbeschluss vom       zur Vorlage Nr.      

Beantragte Förderhöhe:       €

 Ja – investiv

Finanzstelle/n:       Finanzposition/en:      

Auszahlungen für die Maßnahme:       €

Fördermittel beantragt:  Nein   Ja       %

Name Förderprogramm:      

Ratsbeschluss vom       zur Vorlage Nr.      

Beantragte Förderhöhe:       €

Maßnahme ist im Haushalt ausreichend veranschlagt

 Ansätze sind ausreichend

 Deckung erfolgt aus Produkt/Finanzstelle      

 in Höhe von       €

Jährliche Folgeaufwendungen ab Haushaltsjahr:      

 Personal-/Sachaufwand:       €

 Bilanzielle Abschreibungen:       €

Hierunter fallen neben den üblichen bilanziellen Abschreibungen auch einmalige bzw. Sonderabschreibungen.

 Aktuell nicht bezifferbar

Jährliche Folgeerträge (ergebniswirksam) ab Haushaltsjahr:      

 Erträge (z. B. Gebühren, Beiträge, Auflösung Sonderposten):       €

Produkt:       Sachkonto      

Einsparungen ab Haushaltsjahr:      

 Personal-/Sachaufwand:       €

Produkt:       Sachkonto      

 ggf. Hinweis Dez. II/FB 20:            

II) Nachhaltigkeit der Maßnahme im Sinne des Klimaschutzes:

Klimaschutz  betroffen	Nachhaltigkeit	kurz- bis mittelfristige Nachhaltigkeit	langfristige Nachhaltigkeit
ja   nein	ja   nein	ja   nein	ja   nein