Betreff
Digitaler Rat
- Bereitstellung von digitalen Sitzungsunterlagen
Vorlage
2014/0100
Aktenzeichen
011-09-00-sc
Art
Beschlussvorlage

 

Beschlussentwurf:

 

Den Mitgliedern des Rates der Stadt Leverkusen, die ihr Einverständnis dazu erklären, werden im Rahmen einer Probephase für die Sitzungen im Zeitraum vom 01.01. bis zum 31.12.2015 die Sitzungsunterlagen in digitaler Form zur Verfügung gestellt.

 

Den Mitgliedern des Rates wird hierfür ein iPad leihweise zur Verfügung gestellt.
Die parallele Bereitstellung von Papierunterlagen erfolgt für die ersten beiden in diesem Zeitraum vorgesehenen Sitzungen. Für die darauffolgenden Sitzungen wird grundsätzlich auf die Versendung von Sitzungsunterlagen in Papierform verzichtet, sofern diesem Verfahren im Einzelfall nicht ausdrücklich widersprochen wird.

 

gezeichnet:                                                   In Vertretung

Buchhorn                                                      Stein

Begründung:

 

Die Mandatsträger aller Gremien erhalten ihre Sitzungsunterlagen bisher in Papierform, sofern sie nicht einer digitalen Bereitstellung über das Ratsinformationssystem Session zugestimmt haben (28 von 184 Mandatsträgern nutzten die digitale Bereitstellung im 17. Tagungsabschnitt).

 

Aus der Politik wurde bereits mehrmals der Wunsch nach Einführung einer digitalen Gremienarbeit geäußert. Eine verwaltungsinterne Projektgruppe hat die folgenden Fragestellungen hierzu geprüft und bewertet:

 

Rechtlicher Aspekt:

 

a)    Bereitstellung der Hardware


Die für die Nutzung erforderlichen Tablet-Computer werden den Mandatsträgern leihweise als Ersatz für die bisher gelieferten Papierunterlagen zur Verfügung gestellt und gehen nicht in deren Eigentum über. Es handelt sich somit nicht um eine unzulässige zusätzliche finanzielle Unterstützung außerhalb der in der Entschädigungsverordnung festgelegten Aufwandsentschädigungen.
Die Geräte werden vorrangig zur Nutzung des Mandates zur Verfügung gestellt. Eine weitergehende private Nutzung ist möglich. Für die Nutzung ist von den Mandatsträgern eine Nutzungsvereinbarung abzuschließen.

 

b)    Bereitstellung der Unterlagen in digitaler Form


Die Gemeindeordnung enthält keinerlei Regelungen zu einer etwaigen digitalen Bereitstellung von Sitzungsunterlagen. Die GO NRW beschränkt sich in § 47 Abs. 2 Satz 1 auf die Vorgabe, dass die Form der Einberufung und die Geschäftsführung des Rates durch die Geschäftsordnung zu regeln sind. § 62 Abs. 2 Satz 1 auferlegt dem Oberbürgermeister lediglich, die Beschlüsse des Rates und der sonstigen Gremien vorzubereiten; wie dies geschieht, wird nicht vorgeschrieben.

Gemäß § 3 Abs. 1 i. V. m. § 18 Abs. 1 und § 20 Abs. 1 der Geschäftsordnung des Rates werden die Ratsmitglieder sowie die Mitglieder der Ausschüsse und der Bezirksvertretungen zu den Sitzungen unter Angabe von Ort, Zeit und Tagesordnung schriftlich eingeladen. Sofern der Beschluss zur Einführung der digitalen Gremienarbeit getroffen wird, wird dem Rat eine entsprechende Änderung der Geschäftsordnung zur Beschlussfassung vorgelegt.

c)    Verzicht auf die Übersendung von Papierdruckstücken


Eine ausnahmslose Übersendung von Ladungen und Unterlagen in elektronischer Form verstößt nach der gängigen Kommentarliteratur gegen das Recht auf freie Mandatsausübung und den Grundsatz der Gleichbehandlung unter den Mandatsträgern (gleicher Informationszugang). Somit kann ein Verzicht auf die Übersendung von Papierdruckstücken den Mandatsträgern vom Rat nicht auferlegt werden. Dieser kann lediglich auf freiwilliger Basis erfolgen.

 

 

Hardware:

 

Für die digitale Gremienarbeit empfiehlt sich die Nutzung von Tablet-PCs des Herstellers Apple (iPads), da diese einerseits eine hohe Sicherheit durch die Verschlüsselung von Daten bieten und andererseits sehr bedienerfreundlich sind. Da iPads eine hohe Akkulaufzeit bieten, können die Geräte auch in längeren Sitzungen problemlos verwendet werden.

 

Es werden iPads der aktuellen Generation mit einer Speicherkapazität von 64 GB angeschafft. Diese Kapazität gewährleistet einerseits eine reibungslose Nutzung der App für das Ratsinformationssystem und ermöglicht den Mandatsträgern außerdem auch E-Mail, Kalender und weitere Apps auf den Geräten zu nutzen. Die iPads sind mit einem Mobilfunkmodul ausgerüstet, so dass interessierte Mandatsträger auf eigene Kosten einen Mobilfunkvertrag für das Gerät abschließen können.

 

Bereits vorhandene private iPads der Mandatsträger können anstelle der Leihgeräte auf Wunsch ebenfalls genutzt werden. Voraussetzung dafür ist, dass die entsprechende Sicherheitssoftware durch die ivl GmbH auf den Geräten installiert wird.

 

Software:

 

Da die Stadt Leverkusen mit der Software Session der Firma Somacos bereits ein funktionierendes Ratsinformationssystem betreibt, ist vorgesehen, die Mandatos App für iPads der Firma Somacos zu nutzen, da diese problemlos an Session angebunden werden kann.

 

Die App bietet unter anderem die Möglichkeit, Notizen und Anmerkungen an den Dokumenten zu hinterlegen. Sitzungsunterlagen müssen lediglich einmal heruntergeladen werden und sind anschließend jederzeit auch offline auf dem iPad verfügbar.

 

Datensicherheit:

 

Für die Authentifizierung der Benutzer werden die iPads mit einem Gerätezertifikat ausgestattet. Bei einem etwaigen Verlust des Gerätes kann das Zertifikat gesperrt werden, so dass der Zugriff auf das Netzwerk der Stadt Leverkusen nicht mehr möglich ist.

 

Für die Verbindung zum Server wird ein sogenanntes Virtual Private Network“ (VPN) von der ivl GmbH eingesetzt. Hierzu wird mittels eines „VPN-Tunnels“ eine gesicherte Verbindung hergestellt.

 

Die Mandatos iPad App ist durch ein Passwort geschützt und die Daten werden zusätzlich verschlüsselt.

 

Es wird zudem empfohlen, für die Nutzung der iPads eine persönliche Identifikationsnummer (PIN) zu setzen, um auch die weiteren auf den Geräten befindlichen Daten vor unbefugtem Zugriff zu schützen.

 

Infrastruktur:

 

Die Sitzungsräume für den Rat, die Ausschüsse und die Bezirksvertretungen verfügen flächendeckend über einen drahtlosen Internetzugang (WLAN) mit einer ausreichend hohen Leitungskapazität. Ein über die Sitzungsräume hinausgehender Online-Zugriff, etwa durch heimisches WLAN, obliegt den Mandatsträgern. Im Ratssaal stehen außerdem an jedem Platz Stromanschlüsse zur Verfügung, an die die iPads angeschlossen werden können.

 

Schulungen:

 

Die Mandatsträger erhalten ihre iPads von der ivl GmbH und werden anschließend in die Benutzung der Geräte und der Software Mandatos eingewiesen. Darüber hinaus wird eine Dokumentation zur Benutzung von Mandatos zur Verfügung gestellt. Weitere Schulungen sind vorerst nicht vorgesehen.

 

Kosten:

 

Für die Probephase entstehen bei einem Beginn zum 01.01.2015 Gesamtkosten in Höhe von ca. 132.000 €. Hierin enthalten sind die monatlichen Miet- und Supportbeträge für die Software sowie die Leasingraten für die anzuschaffenden 52 iPads (Abschreibung jeweils über 60 Monate).

 

Für das Haushaltsjahr 2015 entstehen Kosten in Höhe von ca. 28.000 €.

 

Sollte nach der Probephase eine Ausweitung der Nutzung auf die Mandatsträger der übrigen Gremien beschlossen werden, liegen die jährlichen Gesamtkosten bei ca. 50.000 €. Hinzu kommen im Jahr 2016 einmalige Kosten für die Installation und den Support in den Sitzungen von ca. 8.500 €. Auf eine Bereitstellung der Geräte für stellvertretende Ausschussmitglieder wird aus Kostengründen verzichtet.

 

Entsprechende Haushaltsmittel für das Jahr 2015 wurden bei der Mittelanmeldung zum Haushalt berücksichtigt.

 

Im Jahr 2013 beliefen sich die Druckkosten für Sitzungsunterlagen auf ca. 76.000 €. Hinzu kamen Kosten für die Zustellung der Unterlagen von ca. 33.000 €. Somit ergäbe sich bei einem kompletten Verzicht aller Gremien auf gedruckte Sitzungsunterlagen ein jährliches Einsparpotenzial von ca. 60.000 €. Eine Haushaltsneutralität würde sich bei einem Verzicht von etwa der Hälfte aller Mandatsträger auf Druckunterlagen ergeben. Monetär nicht beziffert werden kann die verbesserte Unterstützung der Mandatstätigkeit durch die Nutzung der Mandatos-App sowie anderer Apps auf den Geräten.

 

Weiteres Vorgehen nach Abschluss der Probephase:

 

Die Mandatsträger sollen in die Lage versetzt werden, ihre Arbeit in den Gremien vollständig ohne gedruckte Unterlagen ausüben zu können. Nach Abschluss der Probephase werden die gemachten Erfahrungen anhand einer Befragung ermittelt. Die Probephase wird als erfolgreich angesehen, wenn die Mehrzahl der Benutzer zukünftig auf die Bereitstellung von Druckunterlagen verzichtet. In diesem Fall kann die Nutzung der iPads sukzessive auf die übrigen Mitglieder der Ausschüsse und der Bezirksvertretungen ausgeweitet werden. Die Verwaltung wird dann eine entsprechende Vorlage zur stufenweisen Umsetzung dieses Vorhabens erarbeiten.

 

Schnellübersicht über die finanziellen Auswirkungen der Vorlage Nr. 2014/0100

Beschluss des Finanzausschusses vom 01.02.2010 und Auflage der Kommunalaufsicht vom 26.07.2010

 

Ansprechpartner / Fachbereich / Telefon: Herr Scholz / 01/ Tel. 8886

Kurzbeschreibung der Maßnahme und Angaben, ob die Maßnahme durch die Rahmenvorgaben des Leitfadens des Innenministers zum Nothaushaltsrecht abgedeckt ist.

(Angaben zu § 82 GO NRW, Einordnung investiver Maßnahmen in Prioritätenliste etc.) 

 

Umstellung auf eine digitale Gremienarbeit bei Verzicht auf Verteilung von Papierdruckstücken (auf freiwilliger Basis).

 

 

A) Etatisiert unter Finanzstelle(n) / Produkt(e)/ Produktgruppe(n):

 (Etatisierung im laufenden Haushalt und mittelfristiger Finanzplanung)

 

Finanzstelle PN 9981, Sachkonto 542206

 

 

B) Finanzielle Auswirkungen im Jahr der Umsetzung:

(z. B. Personalkosten, Abschreibungen, Zinswirkungen, Sachkosten etc.)          

 

2015: ca. 28.000 €

 

 

C) Finanzielle Folgeauswirkungen ab dem Folgejahr der Umsetzung:            

(überschlägige Darstellung pro Jahr)                                              

 

Bei Ausweitung auf Vollbetrieb (Rat, Ausschüsse und Bezirksvertretungen):

 

ab 2016: ca. 50.000 € jährlich

 

Bei Beendigung des Projektes nach der Probephase:

 

2016 bis 2019: ca. 26.000 € jährlich

 

 

D) Besonderheiten (ggf. unter Hinweis auf die Begründung zur Vorlage):

(z. B.: Inanspruchnahme aus Rückstellungen, Refinanzierung über Gebühren, unsichere Zuschusssituation, Genehmigung der Aufsicht, Überschreitung der Haushaltsansätze, steuerliche Auswirkungen, Anlagen im Bau, Auswirkungen auf den Gesamtabschluss)

 

Bei einer Ausweitung auf einen Vollbetrieb nach der Probephase ab dem Haushaltsjahr 2016 können die Kosten für Druck und Zustellung der Sitzungsunterlagen reduziert werden. Die Höhe der Reduzierung hängt von der Anzahl der Mandatsträger ab, die auf Druckstücke verzichten. Die Maßnahme ist bei einem Verzicht von ca. 60 % der Mandatsträger auf Druckstücke wirtschaftlich.