Beschlussentwurf:

1.    Auf die Umsetzung des Ratsbeschlusses vom 30.03.2023 zu den Anträgen Nrn. 2023/2104 und 2023/2105 - „Der Intention der Anträge Nrn. 2023/2104 und 2023/2105 folgend wird zunächst für den Fachbereich Mobilität und Klimaschutz (31) die digitale Beschlusskontrolle eingeführt und soll dann auch auf andere Bereiche der Verwaltung übertragen werden.“ - wird aus finanziellen und personellen Gründen verzichtet. Der Beschluss wird aufgehoben.

2.    Der Rat stimmt der von der Verwaltung beabsichtigten Umstellung des Mitteilungsblatts z.d.A.: Rat auf eine rein digitale Form, wie in der Vorlage näher beschrieben, zum nächstmöglichen Zeitpunkt zu.

gezeichnet:

            In Vertretung     In Vertretung     In Vertretung     In Vertretung

Richrath             Molitor                Lünenbach        Adomat               Deppe

Begründung:

Der Rat der Stadt Leverkusen hat in seiner Sitzung vom 30.03.2023 zum Thema „Beschlussmonitoring zu den Themen Mobilität, Klimaschutz und Nachhaltigkeit (Anträge Nrn. 2023/2104 und 2023/2105) folgenden Beschluss gefasst:

„Der Intention der Anträge Nrn. 2023/2104 und 2023/2105 folgend wird zunächst für den Fachbereich Mobilität und Klimaschutz (31) die digitale Beschlusskontrolle eingeführt und soll dann auch auf andere Bereiche der Verwaltung übertragen werden.“

Aus den Vorberatungen zu den Anträgen ergab sich, dass auch geprüft werden sollte, ob ein solches Beschlussmonitoring über den Baustein „Beschlusskontrolle“ im Ratsinformationssystem abgebildet werden könnte.

Ein Kontakt mit dem Hersteller des Ratsinformationssystems, der Firma SOMACOS, hat ergeben, dass der Baustein „Beschlusskontrolle“ in der Software Session nicht den Anforderungen genügt, die ein Beschlussmonitoring im Sinne der beiden Anträge erfordern würde. Insbesondere lassen sich hier keine Zieldaten und Meilensteine sowie farbige Kennzeichnungen des Bearbeitungsstandes einpflegen. Des Weiteren können die entsprechenden Beschlusskontrollen über den Baustein nicht automatisch bei den jeweiligen Vorlagen und Anträgen im Ratsinformationssystem hinterlegt und einsehbar gemacht werden. Die Berichte können nur über die Suchfunktion gefunden werden. Ebenso ist kein Mitzeichnungs-Workflow hinterlegt. Die Aufgabe kann an eine sachbearbeitende Person gesendet werden, die theoretisch ohne entsprechende Mitzeichnungen und Freigaben Berichte eigenständig in der Software Session hinterlegen könnte. SOMACOS signalisierte bereits, dass ein Workflow für Beschlusskontrollen auch in Zukunft nicht erwartbar sei.

Um der Intention der Anträge vollumfänglich zu entsprechen, müsste alternativ eine kostenträchtige Software für ein Beschlussmonitoring eingekauft werden. Dies hält die Verwaltung in Abstimmung mit dem Stadtkämmerer aufgrund der derzeitigen und zukünftigen Haushaltslage aus finanziellen und personellen Gründen für nicht vertretbar.

Stattdessen schlägt die Verwaltung vor, die allgemeine Beschlusskontrollberichterstattung über das Mitteilungsblatt z.d.A.: Rat in der nachfolgend dargestellten Form umzustellen.

Umstellung z.d.A.: Rat auf eine rein digitale Ausgabe

Die Verwaltung beabsichtigt, z.d.A.: Rat zukünftig nicht mehr als separates Mitteilungsblatt aufzubereiten, sondern nur noch digital im Ratsinformationssystem abzubilden und somit auf Druckstücke komplett zu verzichten. Dazu soll analog zu den Sitzungen der Gremien im Ratsinformationssystem auch z.d.A.: Rat wie eine Sitzung monatlich angelegt werden. Beantwortete Anfragen, Mitteilungen und Beschlusskontrollberichte werden dann fortlaufend von der Verwaltung eingepflegt, wenn sie freigegeben wurden (siehe Anlage 1). Am Ende eines Monats wird ein Inhaltsverzeichnis mit allen Betreffs dieses Monats im Ratsinformationssystem zur Verfügung gestellt (siehe Anlage 2).

Um dem Beschluss des Rates vom 30.03.2023 zu den Anträgen Nrn. 2023/2104 und 2023/2105) Rechnung zu tragen und eine Recherche von Beschlusskontrollberichten zu erleichtern, ist vorgesehen, die Beschlusskontrollberichte zusätzlich bei den entsprechenden Vorlagen und Anträgen im Ratsinformationssystem zu hinterlegen (siehe Anlagen 3 und 4), so dass mit dem Aufrufen dieser auf einen Blick auch der Sachstand zur Umsetzung der Beschlüsse einsehbar ist.

Diese Vorgehensweise würde den Vorteil bringen, dass beantwortete Anfragen, Mitteilungen und Beschlusskontrollberichte sehr zeitnah nach ihrer Freigabe und zudem mit dem Ratsinformationssystem/der Mandatos-App über eine einheitliche Software veröffentlicht werden. Zudem wäre eine bessere Recherchemöglichkeit und Auffindbarkeit gegeben.

I) Finanzielle Auswirkungen im Jahr der Umsetzung und in den Folgejahren

 Nein (sofern keine Auswirkung = entfällt die Aufzählung/Punkt beendet)

 Ja – ergebniswirksam

Produkt:       Sachkonto:      

Aufwendungen für die Maßnahme:       €

Fördermittel beantragt:   Nein   Ja       %

Name Förderprogramm:      

Ratsbeschluss vom       zur Vorlage Nr.      

Beantragte Förderhöhe:       €

 Ja – investiv

Finanzstelle/n:       Finanzposition/en:      

Auszahlungen für die Maßnahme:       €

Fördermittel beantragt:   Nein   Ja       %

Name Förderprogramm:      

Ratsbeschluss vom       zur Vorlage Nr.      

Beantragte Förderhöhe:       €

Maßnahme ist im Haushalt ausreichend veranschlagt

 Ansätze sind ausreichend

 Deckung erfolgt aus Produkt/Finanzstelle      

 in Höhe von       €

Jährliche Folgeaufwendungen ab Haushaltsjahr:      

 Personal-/Sachaufwand:       €

 Bilanzielle Abschreibungen:       €

Hierunter fallen neben den üblichen bilanziellen Abschreibungen auch einmalige bzw. Sonderabschreibungen.

 Aktuell nicht bezifferbar

Jährliche Folgeerträge (ergebniswirksam) ab Haushaltsjahr:      

 Erträge (z. B. Gebühren, Beiträge, Auflösung Sonderposten):       €

Produkt:       Sachkonto      

Einsparungen ab Haushaltsjahr:      

 Personal-/Sachaufwand:       €

Produkt:       Sachkonto      

 ggf. Hinweis Dez. II/FB 20:            

II) Nachhaltigkeit der Maßnahme im Sinne des Klimaschutzes: